Digitale Vorstellungs­gespräche sind kein »nice to have«

wirDesign gehört zum Glück zu den Unternehmen, die aktuell in der Lage sind, die Fühler nach neuen Kolleg*innen auszustrecken. Aber die Spielregeln haben sich etwas geändert. Spätestens mit Covid-19 haben (hoffentlich!) viele Unternehmen festgestellt, dass Kennenlerngespräche im digitalen Umfeld nicht als »Kann man mal machen«-Option, sondern als Standard zu integrieren sind.

Aus meiner People & Culture Perspektive habe ich mich gefragt, ob es ein Vorteil ist, wenn wir bei einem Kennenlernen Kandidat*innen in ihrem gewohnten Umfeld zuhause sehen und sprechen. Eigentlich ist es schön, jemanden in der Wohlfühl-Zone kennenzulernen, immerhin ist unser Ziel ein entspanntes Gespräch. Oder wollen wir doch lieber sehen, wie ein*e Kandidat*in im unbekannten Umfeld agiert?

Hinzu kommt auch, dass wir in einem digitalen Gespräch nicht mit Agenturräumen oder Atmosphäre punkten können. Ich bin mir nicht sicher, ob es für Bewerber*innen der gleiche Eindruck ist, wenn potenzielle neue Kolleg*innen sich von ihrem Küchentisch aus zuschalten. Denn das Live-Erlebnis in einer »coolen, fancy-schmanzy« Agentur fällt weg. Dafür seht auch ihr, liebe Bewerbende, eure neuen Kollegen ggf. in der Home-Zone. Vielleicht ist das auch kein Problem, denn die Menschen, mit denen ihr eventuell zusammenarbeitet und Zeit verbringt, sollt ihr kennenlernen und euch nicht von einem schönen Ort »blenden« oder überzeugen lassen. Ihr merkt, ich bin noch etwas unentschieden. Also, was ist los da draußen? Ticken Jobstarter*innen anders als die Erfahrenen?

Meine bisherige Erfahrung ist, dass die gleichen Grundfaktoren zählen. Auch in einem Videocall vermittelt sich, ob Mensch und Agentur zueinanderpassen. Aber es ist nicht möglich, dieses umfassende Bauchgefühl: »Kann ich mir das hier vorstellen, jeden Morgen durch die Tür zu laufen«; »Gefällt mir die Stimmung?« herzustellen. Ihr kennt das vielleicht von einer 360-Grad Wohnungsbesichtigung vs. real Life Wohnungsbesichtigung … ;-)

Nun ans Eingemachte und zu ein paar Tipps. Wie laufen aktuell unsere digitalen Vorstellungsgespräche ab, wenn klar ist, dass es bis zum Start kein persönliches Kennenlernen geben wird? Kurz vorweg: In unserer Unternehmenskultur zählen Augenhöhe und Vertrauen. Wir setzen auf Wissenshierarchien, die statt formaler Hierarchien unsere Basis für Entscheidungen und Zusammenarbeit bilden. Daher starten wir sicher schon in einem Setting, das sich stark daran orientiert, die Perspektive der Kandidatin oder des Kandidaten einzunehmen und sich von ganz klassischen Bewerbungsgesprächen unterscheidet.

Ich denke bei der Vorbereitung eines digitalen Kennenlernens an folgende Punkte:

1. Muss das Programm, was wir verwenden, installiert werden oder funktioniert es in der Desktopversion? Was wichtig ist, bekommt der Bewerbende vorab mitgeteilt.

2. Was passiert, wenn der Bewerbende auf »An der Besprechung teilnehmen« klickt? In unserem Fall ist es so, dass ein Wartebereich aufploppt und ich vorwarne, indem ich bereits bei Einladung mitteile: »Wir öffnen dir dann die digitale Tür«.

3. Ich plane das Gespräch immer mit einem Technik-Puffer. Wir verwenden Microsoft Teams. Wenn unser Gegenüber bis dahin immer ein anderes Programm verwendet hat, könnten uns ein paar Systemeinstellungen (Kamera / Ton etc.) vielleicht den Start erschweren. Unser:e Kandidat:in weiß, dass der Technik Check kommt. So nehmen wir das Herzklopfen in dem Moment, wo wir den Menschen aus dem Wartebereich holen. Meinen Kolleg:innen sage ich, dass es für mich und den Bewerbenden fein ist, wenn sie 5-10 Minuten später dazukommen. So hat der Bewerbende nicht das Gefühl, dass jetzt zwei Menschen zugucken, wie ggf. noch ein paar Systemeinstellungen gecheckt werden, bis alles läuft. Wir vermeiden so Stress und Gedanken wie: „Oh Mist, jetzt müssen die anderen warten, bis ich die Technik hier zum Laufen bekomme“.

4. Bevor das Gespräch beginnt, erkläre ich die Funktionen des Tools und welche wir davon nutzen: Bildschirm teilen, Chat und bitte nicht die »Melden« Funktion. Wir sind ja nicht im Klassenzimmer ;-).

5. Da im digitalen Raum das Gefühl für den Takt des Gesprächs fehlt (z.B. Unterbrechen / Einhaken), gebe ich eindeutig die Erlaubnis, meine Kolleg:innen und mich zu unterbrechen. Wir möchten alle Fragen beantworten, die wichtig für den Bewerbenden sind. Fragen sollen nicht unter den Tisch fallen.

6. Ist der Technik Check abgehakt und alle Teilnehmenden sind an Bord, leite ich zu einem kurzen Smalltalk über. Auch hier eine Frage an euch da draußen: Was tun, wenn der Standard: »Hast du gut hergefunden«, nicht funktioniert? Was sind eure Top-Five? Immerhin möchtest du keinen Downer zum Gesprächsstart bringen. Was soll ein:e Kandidat:in denn auf »Wie geht’s dir heute so antworten?«. Eine ehrliche Antwort wird immer schwierig, wenn gestern die Katze eingeschläfert werden musste. Ehrlich gesagt: Oft verklemme ich mir ein unnützes Thema und spiele lieber eine offene Karte: »Naja Smalltalk und ob du den Weg gefunden hast, können wir uns ja sparen und da ich dir auch keinen Kaffee anbieten kann, frage ich lieber, ob du dir etwas zu Trinken bereitgestellt hast.« Oft lässt die komplette Runde mich dann wissen, was sie am Start haben. Das erzeugt wenigstens ein wenig "Nähe". Ist die Stimmung noch etwas angespannt oder es steht kein Getränk bereit, eignet sich die Frage »Bist du Kaffee- oder eher Teetrinker:in?«. Kommentare wie »Ach bei wirDesign haben wir die gleichen Gläser. Sehr gut, dann ist es ja fast so als säßen wir zusammen«, funktionieren auch. Mir ist es wichtig, Nähe herzustellen und direkt klarzumachen, dass es keinen Grund für Nervosität gibt.

7. Der nächste Schritt ist, den roten Faden für die Runde nochmal kurz anzureißen: Wer stellt sich wann vor, wann schauen wir auf die fachlichen Themen und wann reden wir über Kultur und unsere Agentur. Dann folgt die abschließende Frage, ob alles verständlich war und es nun »so richtig los geht«.

8. Wenn wir gemeinsam durch das Portfolio des Bewerbenden klicken, sage ich allen, dass es ok ist, die Kamera zu deaktivieren. Nahaufnahmen passieren sehr schnell, wenn wir uns ein Detail im Portfolio ganz genau anschauen.

9. Während des Gesprächs bin ich die Moderatorin, habe im Blick, dass keine unangenehmen Pausen entstehen oder helfe – übrigens auf beiden Seiten – , sobald ich merke, dass eine:r der Gesprächspartner:innen verunsichert ist. Dabei sage ich mir immer: Es ist in manchen Situationen für alle angenehmer, wenn ich es charmant auf den Punkt bringe, anstatt dass wir um den heißen Brei reden.

Unser Fazit: Schlussendlich finden wir es wichtig, den Bewerbenden so zu behandeln, wie wir selbst auch behandelt werden möchten: menschlich und auf Augenhöhe. Und das unabhängig davon, ob unser Gegenüber auf der Suche nach Veränderung ist und »was von uns will«. Denn auch wirDesign bewirbt sich beim Gegenüber – und wir haben nur diesen ersten Eindruck.

Auch wenn sich viele meiner HR / People & Culture (…) Kolleg:innen die Frage stellen, ob es nach Covid-19 und den Auswirkungen noch einen Fachkräftemangel gibt, ist bei wirDesign klar: Die Art, wie wir Menschen im Gespräch gegenübertreten wollen, hat weder mit Covid-19, noch mit einem Fachkräftemangel, noch mit dem digitalen Raum zu tun. Ich bin überzeugt, da stimmt ihr mir zu. Soviel zu meinen Anregungen, anbei noch ein paar Tipps … Ich freue mich auf viele Kommentare aus unterschiedlichen Perspektiven, allein über sowas nachzudenken ist doch langweilig.

Meine »Lieblings«-No-Go Smalltalk Themen:

Hast du gut geschlafen? Wie geht’s dir? Fühlst du dich gut? Was hast du an? Trägst du eine Hose? Geiler Gesprächsstart NOT. Vielleicht dann doch etwas zu persönlich oder doch zu einladend einfach irgendwas Allgemeines zu antworten, was keinem im Gespräch einen Mehrwert bringt.

Noch zwei Tipps für euch:

1. Mit der Kamera eine Office Kurzaufnahme machen und dem Bewerbenden als Teil der Einladung zum Gespräch vorab schicken mit den netten Worten »so sähe es aus, wenn du bei uns zu Tür reinkommst.« Ist schnell gemacht, für eine Zeitraffer Video App schau’ mal in die wirDesign #tooltiptuesday Posts ;-)

2. Dem Bewerbenden erklären, dass es ok ist, etwas vom Umfeld zu sehen. Wir urteilen nicht auf Grund, der Schrankwand, vor der du sitzt. Du musst weder deinen Design-Award aufstellen noch die Star Wars Figuren wegräumen. Deine Qualifikation zählt für uns.

PS: Bevor ihr denkt ich schreibe Quatsch ... in unseren ausschließlich digitalen Einstellungen ist alles bestens gelaufen und die Kolleg*innen sind ein Perfect-Match für wirDesign.

PPS: wer sich ganz unsicher ist über das wie und was, darf sich gern bei mir melden. Egal ob du den Part für das Unternehmen einnimmst oder aktuell Bewerbungen schreibst.